MENUJU
PELAKSANAAN DIKLAT BERKWALITAS
Kajian
Analisis Model Pengajuan Proposal dan Kuesioner Pra Diklat Sebagai Analaisis
Kebutuhan Diklat di Balai Diklat Keagamaan Denpasar
Drs
Sugeng Sudarsono, M.Pd
Abstrak: Pendidikan dan pelatihan sebagai
bagian integral dari kebijakan personil dalam rangka pembinaan pegawai
disamping sebagai sarana pembinaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan
teknis, juga untuk memantapkan sikap mental pegawai. Pendidikan dan pelatihan
merupakan alat untuk menyesuaikan antara tanggung jawab dan pekerjaan dengan
kemampuan, keterampilan dan kecakapan serta keahlian dari pegawai.
Kebijaksanaan organisasi pada umumya menyarankan agar setiap pegawai diberi
kesempatan untuk melanjutkan pendidikan dan pengembangan kepribadian, sehingga
dapat meningkatkan pengetahuan serta keterampilan yang pada akhirnya mampu
meningkatkan kinerja. Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) merupakan proses yang
berkelanjutan pengumpulan data, untuk menentukan apa kebutuhan pelatihan ada,
sehingga pelatihan apa yang dapat
dikembangkan untuk membantu organisasi mencapai tujuan. Model Analisis
Kebutuhan Balai Diklat Keagamaan Denpasar adalah dengan Pengajuan Proposal
Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan , dan Kuesionar Pra Pendidikan dan Pelatihan
A. Latar
Belakang
Pegawai
negeri dalam organisasi sampai saat ini diakui memegang peranan yang sangat
penting dalam keberhasilan mencapai tujuan organisasi. Sebagaimana dalam
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian pasal 3
dikatakan: “Pegawai negeri berkedudukan sebagai unsur aparatur negara yang
bertugas untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional,
jujur, adil dan merata dalam penyelenggaraan tugas negara, pemerintah dan
pembangunan”.
Pegawai
Negeri Sipil merupakan unsur utama sumber daya manusia, aparatur negara yang
mempunyai peranan untuk menentukan keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan
dan pembangunan. Adapun sosok Pegawai Negeri Sipil yang diharapkan dalam upaya
perjuangan mencapai tujuan nasional adalah Pegawai Negeri Sipil yang memiliki
kompetensi dan penuh kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila dan Undang-Undang
Dasar 1945 dan bermoral, bermental baik, profesional, sadar akan tanggung
jawabnya sebagai unsur aparatur negara, abdi masyarakat, serta mampu menjadi
perekat persatuan dan kesatuan bangsa.
Sebagaimana dalam Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 101 Tahun 2000, yang antara lain
menyatakan: “Bahwa untuk menciptakan sumber daya manusia aparatur yang memiliki
kompetensi tersebut diperlukan peningkatan mutu profesionalisme, sikap
pengabdian dan kesetiaan pada perjuangan bangsa dan negara, semangat kesatuan
dan persatuan, dan pengembangan wawasan pegawai negeri sipil melalui pendidikan
dan pelatihan jabatan yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari usaha
pembinaan pegawai negeri sipil secara menyeluruh”.
Pendidikan dan pelatihan
sebagai bagian integral dari kebijakan personil dalam rangka pembinaan pegawai
disamping sebagai sarana pembinaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan
teknis, juga untuk memantapkan sikap mental pegawai. Pendidikan dan pelatihan
merupakan alat untuk menyesuaikan antara tanggung jawab dan pekerjaan dengan
kemampuan, keterampilan dan kecakapan serta keahlian dari pegawai.
Kebijaksanaan organisasi pada umumya menyarankan agar setiap pegawai diberi
kesempatan untuk melanjutkan pendidikan dan pengembangan kepribadian, sehingga
dapat meningkatkan pengetahuan serta keterampilan yang pada akhirnya mampu
meningkatkan kinerja.
Langkah paling utama dan
pertama dalam penyusunan rancang bangun suatu program pendidikan dan pelatihan
adalah kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) atau Training Needs Assesment ( TNA ) memiliki kaitan erat dengan
perencanaan Diklat. Perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi
kebutuhan. Kebutuhan pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dengan
membandingkan antara timngkat pengetahuan dan kemampuan yang diharapkan dengan
pengetahuan dan kemampuan yang riel dimiliki pegawai..
Analisis Kebutuhan Diklat
(AKD) merupakan proses yang berkelanjutan pengumpulan data, untuk menentukan
apa kebutuhan pelatihan ada, sehingga pelatihan apa yang dapat dikembangkan untuk membantu
organisasi mencapai tujuan (Brown, 2002). hal ini menunjukkan bahwa analisis
kebutuhan Diklat digunakan untuk menentukan apakah pelatihan merupakan solusi
yang tepat mengatasi permasalahan ditempat kerja.
Pendidikan dan pelatihan
dianggap sebagai faktor penting dalam meningkatkan kinerja pegawai. Namun
demikiian masalahnya masih banyak Diklat yang diselenggarakan oleh suatu
organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang
diperlukan sesungguhnya adalah Diklat A
tetapi yang dilakukan adalah Dikat B, akibatnya investasi yang ditanam melalui
Diklat kurang dapat dilihat hasilnya.
Kenyataan yang sering
terjadi juga pada saat pembukaan Diklat, peserta yang hadir belum memenuhi
jumlah alokasi yang telah ditentukan, motivasi mengikuti diklat yang masih
kurang. Hal ini menandakan bahwa Diklat mengalami kejenuhan atau materi Diklat
sudah tidak sesuai dengan kebutuhan peserta Diklat.
Timbulnya masalah di atas
tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya adalah terletak pada Analisis
Kebutuhan Diklat (AKD) belum dilakukan secara benar. Kegiatan Analisis Kebutuhan
Diklat (AKD) diharapkan menghasilkan jenis Diklat dan materi diklat yang sesuai
dengan kebutuhan pesrta Diklat.
Rumusan Masalah yang dibahas
dalam tulisan ini adalah :
1.
Apakah proposal permohonan Pendidikan dan
Pelatihan dapat digunakan sebagai alat Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) ?
2.
Apakah kuesioner Pra Pendidikan dan Pelatihan
dapat digunakan sebagai alat Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) ?
B. Konsep Aanalisi Kebutuhan Diklat
Menurut Morrison (Abdurahman
Ginting ,2010), kebutuhan (need) adalah kesnjangan antara apa yang diharapkan
dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah harapan ke depan atau
cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu masalah. Sedangkan
analisis kebutuhan adalah alat untuk mengidentifikasi masalah, guna menentukan
tindakan yang tepat.
Kebutuhan menurut Briggs (Pedoman
AKD LAN, 2005) adalah ketimpangan atau gap antara apa yang seharusnya dengan
apa yang senyatanya. Gilley dan Eggland
(Pedoman AKD LAN, 2005) menyatakan bahwa kebutuhan adalah kesenjangan antara
seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan seperangkat kondisi
yang ada pada saat sekarang ini dengan seperangkat kondisi yang diharapkan.
Pendidikan dan pelatihan
mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar mengajar, dalam rangka
meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan jabatan tertentu. Kebutuhan
pendidikan dan pelatihan adalah jenis pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
oleh pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau unit
organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap dalam
melaksanakan tugas yang efektif dan efisien (Moh. Entang,2009)
Dengan demikian kebutuhan
Pendidikan dan Pelatihan dapat diartikan sebaga kesenjangan kemampuan pegawai
yang terjadi, karena adanya perbedaan antara kemampuan yang diharapkan, sebagai
tuntutan pelaksanaan tugas dalam organisasi dan kemampuan yang ada.
Konsep dasar pemikiran
Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) adalah adanya deskrepansi kemampuan kerja,
sesuai dengan tingkatan dalam pengungkapan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan,
maka deskrepansi dapat terjadi pada seseorang pejabat / pelaksana pekerjaan
terhadap tugas di dalam organisasi, jabatan maupun terhadap tugas individu.
Secara umum diskrepansi kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara kemampuan
kerja yang diinginkan atau seharusnya yang umumnya juga di kenal kemampuan
kerja standar / baku.
C. Pembahasan
Kebutuhan
Pendidikan dan Pelatihan dibedakan menjadi kebutuhan tingkat organisasi,
Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu
1.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat
Organisasi, merupakan himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai
kebutuhan pelatihan
2.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat
Jabatan, dapat dilakukan dengan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas dan
sub tugas yang diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian
kompetensi-kompetensi itu dikelompokan sehingga menghasilkan standar Pendidikan
dan Pelatihan untuk tiap-tiap jabatan.
3.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat
Individu, berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang
diperlukan. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu dapat disusun dengan
mempergunakan seperangkat Analisis Kebutuhan Diklat (AKD), yakni dengan
membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi
yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit kerja.
Hasil Analisis Kebutuhan
Diklat (AKD) adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut
dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan
kinerja aktual indifidu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan
mengidentifikasi dan mendokumentasikan standar atau persuaratan kompetensi yang
harus dipenuhi dalam melaksankan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja
aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari Analisis Kebutuhan Diklat (AKD)
adalah :
1.
Mengumpulkan informasi tentang skill,
knowledge dan feeling pekerjaan
2.
Mengumpulkan informasi tentang job content
dan job context
3.
Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja
aktual dalam rincian yang operasional
4.
Melibatkan stakeholders dan membentuk
dukungan
5.
Memberi data untuk keperluan perencanaan
Ada
beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD)
yaitu :
1.
Menghasilkan program Pendidikan dan Pelatihan
yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu
2.
Sebagai dasar penyusunan program Pendidikan
dan Pelatihan yang tepat
3.
Menambah motivasi peserta Pendidikan dan
Pelatihan dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan karena sesuai dengan minat
dan kebutuhan
4.
Menjaga produktvitas kerja
5.
Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi
tugas tugas baru
6.
Efisiensi biaya organisasi.
Analisis Kebutuhan Diklat (AKD)
memberikan beberapa tujuan diantaranya :
1.
Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan
salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai
2.
Memastikan bahwa pesera yang mengikuti
pelatihan adalah orang-orang yang tepat
3.
Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan
yang diarkan selama pelatihan benar benar sesuai dengan elemen-elemen kerja
yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu
4.
Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan
metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan.
Program Pendidikan dan
Pelatihan yang diselenggarakan harus sesuai dengan standar kompetensi untuk
memenuhi kebutuhan pasar. Oleh karena itu untuk memberikan pelayanan yang
berkualitas dan menitik beratkan pada unsur kepuasan peserta maka setiap
penyelenggaraan program Pendidikan dan Pelatihan perlu mengadakan Analisis
Kebutuhan Diklat (AKD). Program Pendidikan dan Pelatihan pada dasarnya
diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi
kesenjangan antara kompetensi yang ada saat ini dengan kompetensi standar yang
diharapkan.
Balai Diklat Keagamaan
Denpasar sebagai lembaga diklat dalam menentukan jenis diklat mengacu pada
program dari Pusdiklat. Dalam menentukan
jenis diklat AKD , Balai Diklat Keagammaan Denpasar sejak tahun 2010 mengacu
pada permintaan steak holder dari wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Denpasar
yaitu propinsi Bali, NTB dan NTT. Proposal permintaan diklat diajukan berbasis
Madrasah, Kelompok Kerja Madasah (KKM), Kelompok Kerja Guru (KKG), Musyawarah
Guru Mata Pelajaran (MGMP), Kelompok Kerja Pengawas (POKJAWAS), Kelompok Kerja
Penghulu (POKJAHULU), Kelompok Kerja Penyuluh (POKJAHULUH).
Proposal yang terkumpul
selanjutnya diseleksi oleh Seksi Diklat dengan mengacu pada kekinian atau tren pada tahun pelaksanaan, pemerataan
wilayah kerja. Sistem pengajuan proposal Pendidikan dan Pelatihan ini
dimaksudkan agar penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan sesuai dengan
kebutuhan peserta. Hal ini terlihat dari
hasil laporan penyelenggaraan diklat peserta Pendidikan dan Pelatihan
menunjukkan sikap prilaku dan semangat serta antusias yang tinggi. Hasil
Pendidikan dan pelatihan yang berupa pengetahuan dan ketrampilan (Produk) juga
menunjukkan hasil yang memuaskan.
Analisis Kebutuhan Diklat (AKD)
model ini setidaknya dapat menjawab fungsi, mendefinisikan kinerja standar dan
kinerja aktual dalam rincian yang operasional bagi steak holder.
Disamping
menggunakan sistem pengajuan proposal Pendidikan dan Pelatihan Balai Pendidikan
dan Pelatihan Keagamaan Denpasar untuk mendapatkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling
pekerjaan serta informasi tentang job content dan job context sejak tahun 2017
mengembangkan model Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) menggunakan Kuesioner pra
Pendidikan dan Pelatihan.
Kuesioner
Pra Pendiikan dan Pelatihan diharapkan dapat mengetahui kompetensi/ kemampuan
dasar peserta terkait jenis Diklat, Pengalaman kerja, materi / mata diklat yang
sudah dikuasai, materi / mata diklat yang belum dikuasai, harapan terhadap
diklat, kesiapan mengikuti diklat dan kesiapan melaksanakan kegiatan Rencana
Tindak lanjut.
Data
kuesioner selanjutnya direkap oleh widyaiswara pengampu dan digunakan sebagai
salah satu pedoman dalam pelaksanaan pembelajaran.
Dari
hasil Kuesioner Pra Pendidikan dan Pelatihan Widyaiswara Balai diklat dapat
merasakan mafaat dalam menentukan mata Diklat yang menjadi prioritas, model
pembelajaran, media dan lembar kerja peserta diklat.
Model Pengajuan Proposal
Jenis Diklat dan Kuesioner Pra Pendidikan dan Pelatihan dapat memenuhi
kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Individu, berkaitan dengan siapa dan
jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang diperlukan. Kebutuhan Pendidikan dan
Pelatihan tingkat individu dapat disusun dengan mempergunakan seperangkat Analisis
Kebutuhan Diklat (AKD), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar
kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS
yang bekerja dalam unit kerja.
D. Simpulan
1.
Model pengajuan proposal Pendidikan dan
Pelatihan Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan Denpasar merupakan Analisis
Kebutuhan Diklat yang menjawab fungsi ,mendefinisikan kinerja standar dan
kinerja aktual dalam rincian yang operasional bagi steak holder
2.
Model Kuesioner Pra Pendidikan dan Pelatihan merupakan
model Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) yang dapat memberikan informasi
tentang skill, knowledge dan feeling pekerjaan serta informasi tentang job content dan job context
E. Daftar Pustaka
1.
Anonimous, 2005. Pedoman Analaisis Kebutuhan
Pendidikan Dan Pelatihan, Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta
2.
Abdorrakhman Ginting, 2010. Materi
Perkuliahan Konsentrasi PLS, Program Pasca Sarjana UNNINUS, Medan
3.
Brown, Judith. Training need assessment : A must for developingan effective training
program Public Personal Management 31:4 (Winter 2002):569-574
4.
Moh. Entang,dkk.,2009. Analisis Kebutuhan
Pelatihan, Bahan Ajar MOT, Pusdiklat Administrasi Kementrian Agama RI, Jakarta
5.
PP Nomor: 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan
Dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil
6.
Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian
Tidak ada komentar:
Posting Komentar